Já houve quem anunciasse o fim do email devido à existência de outras formas de comunicação directas, como por exemplo, o instant messaging, SMS ou as redes sociais, mas na realidade o volume de mensagens trocadas insiste em aumentar a cada ano, e a extorquir grande parte do tempo valioso dos profissionais de diferentes áreas.
Abrir a caixa de correio e observar imensas mensagens importantes por responder, misturadas ou com spam não, é uma das impressões mais alarmantes no começo de um dia de trabalho, e o problema prolonga-se no tempo e no espaço com a leitura e "limpeza" da Caixa de entrada a partir dos tablets e smartphones.
De acordo com os dados da Experian Marketing Services, o volume de mensagens de correio eletrónico trocadas insiste a aumentar e a percentagem de emails abertos em aparelhos móveis aumentou, girando metade do número de mensagens na sua totalidade.
Em Portugal o nível de spam é parecido ao nível internacional, porém têm sido erguidas diversas críticas quanto à falta de proteção das caixas de correio, nomeadamente por falta de legislação apropriada.
Os filtros de spam podem auxiliar a redução do volume de mensagens, e existem algumas dicas que podem ser aplicadas na caixa de entrada, mas que não determinam a totalidade do problema. Especialmente quando as mensagens são “conduzidas” para si e impõem uma resposta.
Um novo estudo realizado pela Universidade de Kingston, dirigido pela Emma Russell (psicóloga ocupacional) reconhece os erros essenciais na gestão do email, que podem obter reflexões negativas na saúde mental dos utilizadores e dos seus amigos / colegas.
Entre as práticas reconhecidas encontram-se as mensagens "ping pong" e os recibos de leitura para cada email enviado, os quais ampliam o stress.
Nos últimos anos registaram-se enormes modificações na forma como os utilizadores administram as caixas de correio, não só pelo aumento do volume de mensagens mas pela ligação constante, que facilita o envio de anexos mais pesados.
A banda larga móvel e o acréscimo de funcionalidades nos smartphones também tem assegurado a gestão do email a partir dos mesmo, no entanto, dificulta o nível de stress de quem tem de responder ASAP (As Soon As Possible).
"Muitos utilizadores ainda não adaptaram o seu comportamento àquilo que parece ser um fluxo constante de emails", evidencia Emma Russell
Responder a emails à noite pode parecer demasiado "profissional", porém pode manifestar que o utilizador possui dificuldade para se “desligar”. Se estes costumes fizerem parte da sua rotina de chefe, despertam ainda mais pressão aos funcionários e membros das equipas.
Alguns empregados tornam-se obcecados pelo email que até descrevem “alertas fantasma”, quando pensam que o smartphone vibra ou envia uma notificação sonora pela entrada de um email, comenta a autora do estudo, onde foram avaliados 28 utilizadores. Outros funcionários sentem necessidade pegar no smartphone quando não se encontram na secretária para ficarem "sempre em contacto".
A análise aponta sete hábitos melindrosos, que podem produzir um embate negativo na vida profissional:
- Mensagens ping pong - emails constantes entre utilizadores, com respostas rápidas, que originam extensas cadeias de mensagens;
- Mensagens fora de horas - sujeitam a equipa a ficar em prevenção constante;
- Enviar emails dentro da empresa - trocando o contacto pessoal por mensagens de correio eletrónico;
- Ignorar completamente os emails - No outro extremo dos costumes negativos encontra-se a desconhecimento total dos fluxos das mensagens;
- Pedir recibos de leitura - O acompanhamento das notificações de leitura dos emails acaba por produzir mais “tráfico” e stress;
- Responder imediatamente a um alerta de email - Não deixar "assentar" as mensagens acaba por se tornar negativo.
- Respostas automáticas – “Encontro-me em reunião”, ou “volto daqui a algumas horas”, são mensagens a evitar.
Organizar a Caixa de Entrada por Assunto pode ser umas das estratégias a adotar. Os especialistas indicam ainda outras recomendações, como é o exemplo da colocação do email em modo "offline" para responder a mensagens fora do escritório, o que permite normalizar o fluxo das mensagens mudadas para o horário de "expediente".
Se sentir que está em risco perante alguns dos "pecados " do email mencionados pela análise britânica, conheça algumas das recomendações que asseguram uma gestão mais eficaz da caixa de correio, economizando horas de empenho inútil a si e a outros membros da equipa, e mesmo a familiares e amigos.
- Lidere a sua caixa de correio;
- Dê preferência ao que é realmente importante;
- Aproveite as funcionalidades offline;
- Não utilize o email como meio indispensável de comunicação;
- Investigue as ferramentas que afastam as mensagens indesejadas;
- Determine regras para utilizar o CC
Estas são algumas das sugestões mais importantes, mas se tiver outras sugestões, não hesite em os partilhar connosco.
